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Propiedad Horizontal, edificios y condominios: ¿Ya conocen las implicaciones de la protección de los datos que recolectan?

Por: Sol Beatriz Calle D´Aleman

Abstract. Propiedades horizontales, edificios públicos y privados, condominios, todos estos puestos de acceso a las edificaciones tienen una razón fundamental para tratar los datos que recolectan de los visitantes: la seguridad de las instalaciones, de las personas y de sus bienes; pero a pesar de la legitimidad de este tratamiento, estas personas jurídicas no estan exentas del cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos Personales. De ello da cuenta la decisión tomada por la la autoridad de control en Colombia, la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura de Protección de Datos Personales, mediante Resolución del 22 de junio de 2018, que impuso una cuantiosa sanción patrimonial a una co-propiedad que desconocía estas obligaciones y deberes. Este antecedente jurídico debe llamar la atención de las co-propiedades que desconocen totalmente las implicaciones que frente a ellas puede tener el incumplimiento de las normas de Protección de Datos Personales.

Abstract. Horizontal properties, public and private buildings, condominiums, all these access points to buildings have a fundamental reason to treat the data they collect from visitors: the security of the facilities, the people and their assets; but despite the legitimacy of this treatment, these legal persons are not exempt from compliance with the rules on Personal Data Protection. The decision taken by the supervisory authority in Colombia, the Superintendency of Industry and Commerce, through the Delegation of Protection of Personal Data, by means of Resolution of June 22, 2018, which imposed a substantial patrimonial sanction on a co-property that was unaware of these obligations and duties. This legal precedent should call attention to co-properties that are totally unaware of the implications that non-compliance with the rules of Personal Data Protection may have.

Imagine por un momento que debe ingresar a un edificio que por lo general, tomará sus datos, incluyendo la fotografia y huella para dejarlo ingresar. En la mayoría de los casos, si usted se niega a entregar esta información, no será admitido en el edificio. ¿No se ha preguntado que pasa con sus datos después de que deja las instalaciones que visitó?

Propiedades horizontales, edificios públicos y privados, condominios, todos estos puestos de acceso a las edificaciones tienen una razón fundamental para tratar los datos que recolectan de los visitantes y de los residentes: la seguridad de las instalaciones, de las personas y de sus bienes. No podríamos imaginar el libre acceso a la propiedad en la que habitamos y constituye nuestro domicilio sin que existiese un control en la portería. Sin duda persiste en este otorgamiento de datos un interés legítimo para controlar el acceso de las personas a los inmuebles que por lo general constituyen co-propiedades.

Esta circunstancia que parece tan evidente y que en lo cotidiano no admite discusión, representa al mismo tiempo un tratamiento de datos que, incluyendo la videovigilancia, supone el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales.

En efecto, una reciente decisión de la autoridad de control en Colombia, la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura de Protección de Datos Personales, mediante Resolución del 22 de junio de 2018, impuso una cuantiosa sanción patrimonial a una co-propiedad que recolectaba los datos de los visitantes, recolección y tratamiento de uso que incluía datos de fotografias, huellas y los de identificación, obviamente con la finalidad de control de acceso y seguridad de las instalaciones.

Pero la co-propiedad, como sucede en un alto porcentaje de los casos, desconocía los deberes que le incuben como responsable de tratamiento: carecía de una política de Protección de Datos Personales, así como de un marco normativo en la materia; consecuencia de lo anterior, tampoco tenía suscritas previsiones de confidencialidad y buen uso de la información personal con la empresa de seguridad que recolectaba los datos en calidad de encargado suyo; no había una aviso que informara al titular del dato sobre el tratamiento y mucho menos la previsión de contar con un sistema alterno en caso de que alguno de los titulares se negara a entregar sus datos considerados sensibles.

Frente a todos estos hallazgos la entidad de control encontró mérito para sancionar a la co-propiedad por incumplimiento de varios de los principios del tratamiento de datos personales así como de los deberes y obligaciones que le incumben al responsable de tratamiento.

Este antecedente jurídico debe llamar la atención de las co-propiedades que desconocen totalmente las implicaciones que frente a ellas puede tener el incumplimiento de las normas de Protección de Datos Personales especialmente en 3 ámbitos que generalmente concurren en este tipo de lugares:

1. La video vigilancia que en la mayoría de los casos se hace al momento de ingreso o acceso al edificio, vídeo vigilancia que comporta un tratamiento de datos especialmente cuando se dejan grabaciones. Esta constituye una base de datos, incluso para llevar al Registro Nacional de Bases de Datos, que debe adecuarse al cumplimiento de los principios de la Protección de Datos Personales.
2. La obtención de datos biométricos, en algunos casos, como las huellas, y también las fotos o escáner del rostro de la persona, datos que pueden ser considerados como sensibles y que por ende requieren de mayor seguridad y consentimiento en su tratamiento, generalmente por empresas de seguridad que tercerizan estos servicios.
3. Y los registros de datos para efectos de seguridad social y prevención de accidentes, que como sucede en el caso colombiano, obliga así mismo a que se lleven bitácoras de ingreso con datos de este tipo para salvaguardar a la copropiedad o a la empresa del reconocimiento de accidentes de trabajo en sus locaciones.

En todos estos eventos y aún con los tratamientos mas simples, los edificios, copropiedades, condominios y demás personas jurídicas que tienen la cargo la administración de estos inmuebles, deben asegurarse del cumplimiento de estas normas o asumir los riesgos que conllevan sanciones como la impuesta en el caso que se analiza.

Finalmente, imagine que usted es co-propietario de unidades inmobiliarias en el edificio o condominio que recibe esta sanción pecuniaria. ¿está preparado para asumir una cuota extra de administración frente a un imprevisto por incumplimiento legal?