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La autoridad colombiana de protección de datos personales, Superintendencia de Industria y Comercio, mediante circular de 3 de noviembre de 2015 dio instrucciones a un grupo de obligados para dar cumplimiento a la obligación consistente en registrar la bases de datos tratadas por las personas jurídicas de derecho privados matriculadas en las Cámaras de Comercio y la Sociedades de Economía Mixta que en condición de Responsables las gestionan. La instrucción consistía en ordenar el registro dentro del año siguiente, el cual vencía el día ocho (8) de noviembre de 2016.

No obstante las actividades de comunicación durante el último año lideradas por la autoridad de control en Colombia, sumada a la gestiones de difusión realizadas por las firmas de abogados y consultores en materia de protección de datos en el país, las cifras indicaban en el mes de septiembre de 2016, faltando escasos dos (2) meses para el vencimiento del termino indicado, que solo el dos (2) por ciento de las empresas colombianas habían cumplido con la obligación de registrar las bases de datos personales que gestionaban en condición de responsables.

La cercanía de la fecha de vencimiento y la creciente desinformación por parte de la mayoría de empresas obligadas dio lugar a fuertes debates a nivel en los medios de comunicación masivos sobre la ausencia de preparación por las empresas para cumplir con tal obligación. Estos debates fueron creciendo en la medida que ante el plazo perentorio de ley se incremento el numero de empresas obligadas que pretendían dar cumplimiento a esta obligación, las cuales experimentaron en las últimas dos semanas del mes de octubre y la primera de noviembre del año en curso la imposibilidad de realizar el registro en la plataforma tecnológica dispuesta para tal fin. Esta plataforma ante el volumen de solicitudes de acceso no dio respuesta al nivel de concurrencia de empresas interesadas en cumplir.

Finalmente, la sumatoria de los factores expuestos genero que el día del vencimiento del plazo inicial (8 de noviembre de 2016) el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo mediante decreto 1759 de 2016 ampliará el plazo inicial de un (1) año hasta el día viernes 30 de junio de 2017.

En el citado decreto igualmente se fijo el plazo, que tienen los demás obligados a cumplir con la obligación de declarar las bases de datos en condición de responsables, hasta el día treinta de junio de 2018.

En este sentido para las personas jurídicas de derecho privado no matriculadas en Cámaras de Comercio, las personas naturales y las entidades públicas diferentes a las empresas de economía mixta que tratan datos personales en condición de responsables deben empezar a preparar el cumplimiento de la obligación de registrar sus bases de datos, para lo cual de manera diligente deberán gestionar el inventario de bases de datos que desde la vigencia de la ley 1581 de 2012 tienen la obligación de proteger.

Por último, no deben existir confusiones sobre la obligación de declarar las bases de datos y la obligación de cumplir con el régimen de protección de datos vigente en Colombia; pues la existencia de la ampliación  del plazo y la fijación de la fecha para los demás obligados no quiere decir que en esas fechas les será exigible el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012. La obligación de cumplir con este régimen es exigible desde 2012 y por tanto, la autoridad de control tiene la facultad de realizar visitas o formular requerimientos para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en tal régimen; y en caso de incumplimiento imponer las sanciones a las que haya lugar.

Puede consultar aquí el Decreto 1759 completo

Sol Beatriz Calle D’Aleman (PhD)